На виконання Тематики аналітичних досліджень (узагальнень) в загальних місцевих судах Київської області, затвердженої наказом начальника ТУ ДСА в Київській області , Володарським районним судом Київської області було проаналізовано стан діловодства у суді протягом 2013 року.
Основними нормативними документами на підставі яких проходила організація стану діловодства у Володарському районному суді Київської області є Інструкція з діловодства в місцевому загальному суді, затверджена наказом Державної судової адміністрації України 27.06.2006 року за № 68, зі змінами та доповненнями, внесеними наказами Державної судової адміністрації України від 26 вересня 2007 року № 100, від 4 листопада 2009 року № 115, від 15 грудня 2011 року № 168, від 03 липня 2012 року № 75, від 04 вересня 2012 року № 101, від 05 вересня 2012 року № 103, від 25 вересня 2012 року № 109 та № 111, від 16 листопада 2012 року № 156, від 30 листопада 2012 року № 162, від 10 січня 2013 року № 7, від 17 червня 2013 року № 83, від 27 червня 2013 року № 93 та Положення про автоматизовану систему документообігу затвердженого рішенням Ради суддів України від 26 листопада 2010 року № 30 зі змінами до Положення про автоматизовану систему документообігу, внесеними рішеннями Ради суддів України від 24 грудня 2010 року № 33, 21 січня 2011 року № 4 , від 24 червня 2011 року № 28 , від 25 травня 2012 року № 26, від 26 жовтня 2012 року №60, від 21 грудня 2012 року № 85 .
Організаційне забезпечення роботи суду відповідно до ст. 149 Закону України «Про судоустрій і статус суддів» здійснює апарат суду, який очолює керівник аппарату. Керівник аппарату суду несе персональну відповідальність за належне організаційне забезпечення суду, суддів та судового процессу, функціонування автоматизованої системи документообігу. Керівник аппарату підпорядковується голові суду і координує свою діяльність із ТУ ДСА України у Київській області.
Володарський районний суд Київської області не повністю укомплектований кадрами згідно штатного розпису. На даний час відсутній архіваріус. На кожного працівника розроблена та затверджена посадова інструкція, яка містить загальні положення, завдання та обов'язки працівника, права, заохочення, відповідальність.
В разі службової необхідності, голова суду проводить перерозподіл обов»язків між працівниками суду залежно від штатної чисельності працівників та обсягу роботи.
Відповідно до посадової інструкції, затвердженої головою суду, керівник апарату суду здійснює керівництво та контроль за роботою судового розпорядника, помічників суддів, консультантів суду, головного спеціаліста з інформаційних технологій, секретарів судових засідань та секретарів суду.
На секретарів суду покладено обв'язки по веденню діловодства з цивільних справ, справах про адміністративні правопорушення та кримінальних справах.
Відповідальним за архівну справу у Володарському районному суді з 06 листопада 2013 року є секретар судового засідання Поліщук Валентина Михайлівна, яка тимчасово виконує обов»язки архіваріуса. Вона проводить роботу по веденню архіву, займається видачею копій судових документів по справах, що знаходяться в архіві, обліковує та зберігає архівні справи.
Наказом Державної судової адміністрації України № 168 від 15.12.2011 року затверджено Інструкцію про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду. У Володарському районному суді забезпечено неухильне дотримання та виконання діючої Інструкції в роботі архіву суду. Робота щодо організації архівної справи в суді значно поліпшилась.
На підставі наказу голови суду створена постійнодіюча експертна комісія, до складу якої входить 5 осіб – голова комісії, секретар комісії та члени комісії. Відповідно до своїх повноважень ЕК перевіряє правильність визначення строків, протягом яких належить зберігати судові справи, розглядає річні розділи описів на судові справи, приймає рішення про схвалення описів справ та інше.
Секретарі судових засідань співпрацюють з суддями та помічниками суддів. На них покладено обов'язки по веденню протоколів судових засідань, оформленню справ після їх розгляду, виклик учасників процесу і свідків, ведення журналів судових засідань та інше.
Роботу секретарів судових засідань, а саме правильне та своєчасне заповнення журналів судових засідань, своєчасність повернення розглянутих справ до канцелярії, контролюють помічники суддів, які у відповідності до покладених на них обов'язків вивчають та готують до судового розгляду справи, що перебувають у провадженні головуючого судді, готують запити по справам, проекти вироків, рішень постанов та інше.
Помічник голови суду проводить збір, узагальнення пропозицій та готує проекти планів роботи районного суду, які затверджує голова суду. Відповідно до планів роботи, помічник голови суду проводить всебічний аналіз роботи районного суду, готує відповіді на директивні документи, постанови колегії, накази ТУ ДСА в Київській області; проводить узагальнення судової практики з різних питань за вказівкою Апеляційного суду Київської області.
Ведення роботи з обліку законодавства та судової практики покладено на консультанта суду Шумак Л.С., яка займає дану посаду з 08.02.2008 року. В районному суді складена картотека, відповідно до якої під певним індексом знаходяться нормативні акти та інші документи. Підвищенню ефективності роботи з обліку законодавства та судової практики у Володарському районному суді, сприяє робота комп'ютерної програми “Законодавство: Ліга”.
З метою створення оптимальних умов для реалізації громадянами своїх законних прав та інтересів, прийом громадян у судах здійснюється згідно з законодавством України про звернення громадян та відповідно до Правил внутрішнього розпорядку суду, які вивішуються в приміщенні суду на спеціально пристосованому стенді – дошці оголошень. На цьому ж стенді розміщується інша корисна для громадян інформація.
Робота по веденню діловодства в районному суді, а саме реєстрація і облік справ та матеріалів, що надійшли до суду, прийом відвідувачів, підготовка справ до судового розгляду, оформлення
справ після їх розгляду, приймання і облік апеляційної, касаційної скарг, звернення до виконання вироків, рішень, ухвал, постанов та інше спирається, у більшості випадків, на положення Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді.
З 01 січня 2011 року у Володарському районному суді Київської області функціонує автоматизована система КП “Документообіг загальних судів. З 27.02.2012 року Володарський районний суд перейшов на використання нової комп»ютерної програми «Д-3», яка повністю замінює систему КП «ДЗС».
У Володарському районному суді для підвищення ефективності організації діловодства протягом звітного періоду проводяться внутрішні перевірки дотримання вимог Інструкції з діловодства секретарями судових засідань при веденні журналів судових засідань, формуванні справ, здачі справ до канцелярії суду, веденні протоколів судових засідань. Відповідальним особам вказано на виявлені недоліки, зобов»язано їх усунути та не допускати в подальшій роботі.
Керівництвом суду на оперативних нарадах постійно наголошується на неухильному дотриманні вимог Інструкції працівниками аппарату суду при виконанні службових обов»язків.
В.о. голови Володарського
районного суду Г.Л. Моргун
_03_03.png)
