Для тих, хто планує вчитися або працювати за межами України, необхідним кроком є легалізація українських документів про освіту. Про те, як це здійснити, йдеться в роз’ясненні, підготовленому начальником відділу аналітично-методичної роботи управління нотаріату та фінансового моніторингу департаменту нотаріату, банкрутства та функціонування центрального засвідчувального органу Міністерства юстиції Ганною Дьомкіною.
Про автентичність підпису
Найбільш поширеним способом оформлення документів для їх можливого використання за кордоном є проставлення апостиля, запровадженого Гаазькою конвенцією від 1961 р., до якої наразі приєдналося понад 100 країн.
Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, поширюється на офіційні документи, які були складені на території однієї з договірних держав і мають бути представлені на території іншої договірної держави. Відповідно до конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, посвідченням автентичності підпису особи, котра підписала документ, та, у відповідному випадку, автентичності відбитку печатки або штампа, якими скріплений документ, є проставлення апостиля компетентним органом держави, в якій документ був складений.
Апостиль — це спеціальний штамп, який проставляється на офіційних документах країн — учасниць Гаазької конвенції. Згідно з положеннями останньої документ, на якому проставлено апостиль, не потребує ніякого додаткового оформлення чи засвідчення й може бути використаний у будь-якій іншій державі — учасниці конвенції.
Відповідно до стст.3, 4 і 6 конвенції постановою Кабінету Міністрів «Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів» від 18.01.2003 №61 (зі змінами й доповненнями) повноваження на проставлення апостиля були надані:
• Міністерству освіти і науки — на офіційних документах, виданих навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами й організаціями, що стосуються сфери освіти та науки;
• Міністерству юстиції — на документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України.
Проставлення апостиля на офіційних документах про освіту та вчені звання, які були складені на території України, регулюється наказом Міністерства освіти і науки «Про затвердження Порядку проставлення в Міністерстві освіти і науки України апостиля на
офіційних документах, виданих навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами і організаціями, що стосуються сфери освіти і науки» від 10.03.2009 №220.
Згідно із цим порядком апостиль проставляється:
• на документах про освіту та вчені звання державного зразка;
• на документах, виданих установами, організаціями, підприємствами, підпорядкованими Міністерству охорони здоров’я;
• на адміністративних документах, а саме: архівних довідках, навчальних планах, довідках, що видаються навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами й організаціями, що стосуються сфери освіти та науки.
Про питання, що потребують з’ясування
Легалізація документів про вищу, післядипломну, середню спеціальну та середню освіту для країн — учасниць конвенції полягає в проставленні апостиля на оригіналах таких документів. Проте в деяких країнах можуть приймати й нотаріально засвідчені копії. Проставлений апостиль на оригіналі документа про освіту свідчить про автентичність печатки освітнього закладу та справжність підпису особи на документі, в даному випадку ректора, декана, директора школи та інших, а апостиль на нотаріальній копії диплома, додатку до нього, атестаті тощо — тільки про автентичність відбитку печатки та підпису нотаріуса, який засвідчив справжність копії з цього документа.
Процедура проставлення апостиля в Мін’юсті на документах, що оформляються нотаріусами, регулюється Порядком проставлення апостиля в Міністерстві юстиції на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, та підготовки Мін’юстом нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації, що затверджений наказом Мін’юсту від 25.09.2012 №1418/5.
Таким чином, проставлення апостиля — це не автоматична процедура. Він може бути проставлений тільки за наявності зразків підписів посадових осіб і печаток, якими скріплено відповідні документи. За відсутності таких зразків уповноважений орган має право на прохання зацікавленої особи зробити письмовий запит до освітнього закладу з проханням їх надати.
У разі проставлення апостиля на окремому від документа аркуші документ і аркуш з апостилем скріплюються шляхом прошивання ниткою (стрічкою) білого або червоного кольору в спосіб, який унеможливлює їх роз’єднання без пошкодження аркуша, та засвідчуються підписом і печаткою посадової особи Міністерства освіти та науки. Кількість скріплених аркушів має бути також підтверджена підписом посадової особи, яка проставила апостиль.
Рекомендується заздалегідь проставити апостиль на всіх документах про освіту. Крім того, апостиль проставляється один раз на документі. У подальшому такий документ може бути використаний без обмежень у будь-якій країні — учасниці конвенції. Таким чином, підпис, печатка або штамп, проставлені компетентним органом у формі апостиля, не потребуватимуть подальшого додаткового засвідчення або легалізації.
Існують випадки, коли, наприклад, іноземна країна просить надати документ разом з легалізованим перекладом на мову держави, в якій використовуватиметься документ. При цьому кожна країна може передбачати свої вимоги до офіційно оформлених перекладів документів. Наприклад, в Україні до розгляду державних органів, підприємств, установ та організацій приймаються іноземні документи, точність перекладу або справжність підпису перекладача на яких мають бути засвідчені нотаріально.
Таким чином, і стосовно українських нотаріальних документів діє такий принцип: останнім на них повинен бути посвідчувальний напис нотаріуса, викладений українською мовою, оскільки викладення іноземною мовою посвідчувального напису, вчиненого державним або приватним нотаріусом, українським законодавством не передбачено й тому не може одночасно бути здійснено на нотаріально оформленому документі.
Отже, при підготовленні освітніх документів для їх дії за кордоном чітко треба з’ясувати вимоги іноземного органу, куди буде подаватися відповідний документ про освіту.
Мінімальний перелік питань, які слід з’ясувати в іноземному органі:
• де повинен бути проставлений апостиль — на оригіналі документа про освіту та вчені звання чи, можливо, на нотаріально засвідченій копії?
• можна засвідчити точність перекладу документа або справжність підпису перекладача в українського нотаріуса чи переклад повинен бути здійснений уже в тій країні, де буде використовуватися документ?
• чи є вимога засвідчення точності перекладу в закордонному дипломатичному представництві відповідної країни «акредитованими» перекладачами?
_03_03.png)
