Володарський районний суд Київської області

ПОГОДЖЕНО

Рішення загальних зборів колективу Володарського районного суду Київської області від 18.03.2015 р. № 1

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ голови Володарського районного суду Київської області

від 18.03.2015 р. № 13

РЕГЛАМЕНТ РОБОТИ

ВОЛОДАРСЬКОГО РАЙОННОГО СУДУ

КИЇВСЬКОЇ ОБЛАСТІ

1.Загальні положення.

1.1. Регламент Володарського районного суду Київської області встановлює порядок організації діяльності Володарського районного суду (далі Суду), пов’язаної із здійсненням його повноважень.

1.2. Відповідно до Конституції України, Закону України «Про судоустрій і статус суддів»:

·правосуддя в Україні здійснюється виключно судами. Делегування функцій судів, а також привласнення цих функцій іншими органами чи посадовими особами не допускається;

·Суд, здійснюючи правосуддя на засадах верховенства права, забезпечує кожному право на справедливий суд та повагу до інших прав і свобод, гарантованих Конституцією і законами України, а також міжнародними договорами, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України;

·судові рішення ухвалюються судами Іменем України і є обов‘язковим для виконання;

·організаційне керівництво діяльністю Суду здійснює голова суду.

1.3. Порядок діяльності Суду, апарату Суду та посадових осіб визначається Конституцією України, Законами України, іншими нормативно-правовими актами, Положеннями, Інструкціями, Наказами, а також цим Регламентом.

1.4. Регламент є відомчим нормативно-правовим актом, який погоджується загальними зборами колективу Суду та затверджується наказом голови Суду і встановлює розпорядок роботи суддів та працівників апарату Суду, визначає процедуру планування, порядок проведення оперативних нарад та зборів, контрольної діяльності, ведення кадрової роботи, судової статистики, діловодства, порядок розгляду звернень громадян, організацію зв’язків з засобами масової інформації, інші питання внутрішньої діяльності Суду.

1.5. Регламент Суду є обов’язковим для виконання працівниками апарату Суду і суддями в частині, що їх стосується. Особи винні у порушенні Регламенту, можуть бути притягнуті до відповідальності у встановленому законодавством порядку.

1.6. Робота Суду, апарату Суду та його структурних підрозділів є відкритою і гласною, за винятком питань, що становлять державну таємницю чи належать до службової, конфіденційної інформації. Порядок допуску відвідувачів до приміщень Суду і доступу до публічної інформації Суду регулюється Положеннями, розпорядженнями та наказами Адміністрації Суду.

2.Організація роботи Суду.

2.1. Володарський районний суд Київської області очолює голова Суду.

2.2. До керівного складу Суду (надалі Адміністрація Суду) входять: голова Суду; заступник голови Суду; керівник апарату Суду.

2.3. Голова суду:

·представляє Суд як орган державної влади у зносинах з іншими органами державної влади, органами місцевого самоврядування, фізичними та юридичними особами;

·контролює ефективність діяльності Суду в цілому;

·вносить керівникові територіального управління Державної судової адміністрації України в Київській області подання про призначення на посаду керівника апарату Суду та про звільнення його з посади, а також про застосування до керівника апарату Суду заохочення або накладення дисциплінарного стягнення відповідно до законодавства;

·забезпечує виконання рішень загальних зборів та зборів суддів Суду;

·контролює ведення в Суді судової статистики та узагальнюючої практики розгляду справ з метою підвищення якості судочинства;

·з питань, що належать до його адміністративних повноважень, видає накази і розпорядження, на підставі акта про призначення (обрання) суддею чи звільнення судді з посади видає відповідний наказ, а також наказом визначає адміністративні повноваження заступника голови Суду;

·здійснює інші повноваження, визначені Законом.

2.4. Заступник голови Суду здійснює адміністративні повноваження відповідно до встановленого, наказом голови Суду, розподілу обов'язків щодо організації діяльності суду, а також у разі відсутності голови Суду виконує його обов'язки.

2.5. Апарат Суду очолює керівник апарату, який призначається на посаду та звільняється з посади наказом керівника територіального управління Державної судової адміністрації України в Київській області за поданням голови Суду.

2.6. Керівник апарату Суду:

·здійснює безпосереднє керівництво апаратом Суду, забезпечує організованість та злагодженість у роботі працівників апарату Суду, їх взаємодію у виконанні завдань, покладених на апарат Суду щодо організаційного забезпечення діяльності Суду.

·здійснює безпосереднє керівництво діяльністю кадрової служби, забезпечує реалізацію державної політики з питань кадрової роботи та державної служби в апараті Суду.

·призначає на посаду та звільняє з посади працівників апарату Суду, застосовує до них заохочення та накладає дисциплінарні стягнення. Добір працівників апарату суду здійснюється на конкурсній основі.

·несе персональну відповідальність за належне організаційне забезпечення Суду, суддів та судового процесу, функціонування автоматизованої системи документообігу, інформує збори суддів про свою діяльність.

·здійснює інші повноваження з організації роботи апарату Суду
визначені Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Положенням «Про апарат суду», посадовими інструкціями та наказами голови Суду, щодо забезпечення діяльності суду.

2.7. До апарату Суду для кадрового та фінансового обслуговування прикріплюються помічники суддів, на яких поширюється дія Закону України «Про державну службу». Правовий статус помічників суддів визначається Законом України «Про судоустрій і статус суддів» та Положенням «Про помічника судді».

2.8. Порядок організації діяльності апарату Суду, пов’язаний із здійсненням його повноважень, встановлюється Положеннями про апарат Суду.

3. Планування роботи Суду

3.1. Планування роботи Суду за основними напрямками діяльності є одним із найважливіших чинників організаційного забезпечення виконання його функцій.

3.2. Планування роботи здійснюється шляхом складання плану роботи Суду на рік та на квартали, в які включаються загальні заходи для всього Суду, заходи, що здійснюються апаратом Суду та окремими посадовими особами Суду (індивідуальні плани роботи), а також зміни та доповнення в планових завданнях.

3.3. Узагальнення пропозицій щодо плану роботи і підготовка проекту плану роботи Суду здійснюється керівником апарату Суду.

3.4. Погоджені керівником апарату пропозиції до проекту плану подаються голові суду керівником апарату суду не пізніше як за 10 днів до початку нового звітного періоду.

3.5. План роботи включає основні напрямки роботи Суду:

·організаційна робота (проведення оперативних нарад, зборів, перевірок, семінарів, навчань, робота з архівом, із зверненнями громадян, із систематизації законодавства та інше);

·статистична робота (аналізи стану оперативності розгляду справ, узагальнення практики розгляду справ по категоріям, підбиття піврічних та річних підсумків роботи суду та інше);

·робота з кадрами;

·організація діловодства, контролю, архіву та роботи зі зверненнями громадян;

·матеріально-технічне забезпечення.

3.6.Реквізити, за яким треба складати план роботи, повинні містити наступне :

№ з/п

Найменування заходів

Термін виконання

Відповідальний за виконання

Примітка

Відмітка про виконання проставляється помічником голови суду у відповідній графі по закінченню терміну виконання планового заходу із засвідченням підписом.

3.7. Всі планові заходи мають визначену дату виконання та відповідальних осіб – виконавців.

3.8. План роботи Суду обговорюється на загальних зборах суддів та працівників апарату суду і затверджується головою суду. Всі працівники Суду ознайомлюються з планом роботи під розписку.

3.9. Контроль за виконанням плану роботи здійснюється безпосередньо керівником апарату суду.

4.Підготовка і проведення зборів суддів, загальних зборів та нарад

4.1. Збори скликаються за пропозицією Голови Суду або на вимогу не менш як третини від загальної (фактичної) кількості суддів Суду у міру потреби, але не рідше одного разу на три місяці.

4.2. У пропозиції Голови Суду чи у вимозі суддів про скликання зборів наводиться перелік питань, що пропонуються внести на розгляд (порядок денний). Зазначена пропозиція чи вимога разом з інформацією про час і місце проведення доводиться до суддів відповідного суду і запрошених осіб заздалегідь, але не пізніше ніж за 3 дні до дня скликання зборів.

4.3. Відкриває збори Голова Суду або його заступник.

4.4. На зборах суддів обговорюють питання щодо внутрішньої діяльності Суду або роботи конкретних суддів чи працівників апарату Суду, заслуховують звіти суддів, які обіймають адміністративні посади в Суді, та керівника апарату Суду та приймають із цих питань рішення, що є обов’язковими для суддів і працівників апарату Суду, приймають рішення щодо визначення потреб організаційного (кадрового, фінансового, матеріально-технічного, інформаційного) забезпечення діяльності Суду та додержання установлених нормативів цього забезпечення.

4.5. Наради скликаються за пропозицією голови Суду або керівника апарату Суду і проводяться щотижнево, у середу.

4.6. Наради що скликаються за пропозицією голови Суду є оперативними нарадами.

4.7. Наради що скликаються за пропозицією керівника апарату Суду розподіляються на:

·планові (апаратні) (проводяться згідно з планами роботи);

·оперативні (проводяться поза планом роботи та в особливих випадках).

4.8. Організацію проведення нарад здійснює керівник апарату суду.

4.9. Рішення, прийняті на нарадах, оформляються не пізніше ніж у дводенний строк протоколами, які веде помічник судді. Протоколи підписуються головуючим та особою, якій доручено вести протокол і доводяться до відома колективу Суду.

5. Розпорядок та внутрішній режим роботи Суду

5.1. Тривалість робочого часу для суддів і працівників апарату Суду визначається відповідно до законодавства про працю з урахуванням особливостей, передбачених Законами України «Про судоустрій і статус суддів» і «Про державну службу», а також Правилами внутрішнього трудового розпорядку (для працівників апарату Суду) і цим Регламентом (для суддів Суду).

5.2. Для суддів та працівників апарату Суду встановлюється п'ятиденний робочий тиждень із двома вихідними днями (субота та неділя).

5.3. Тривалість робочого часу становить 40 годин на тиждень (за винятком випадків, передбачених чинним законодавством України).

5.4. Час початку і закінчення щоденної роботи суддів та працівників апарату Суду визначається Правилами внутрішнього трудового розпорядку та цим Регламентом роботи.

В Володарському районному суді Київської області встановлено такий розпорядок роботи:

– з понеділка по четвер з 8:30 год. до 17:30 год.;

– у п'ятницю з 8:30 год. до 16:15 год.

Перерва для відпочинку і харчування триває:

– з 13:00 год. до 13:45 год.

5.5. Працівники Суду використовують час перерви на свій розсуд, на цей час вони можуть відлучатися з місця роботи.

5.6. Відповідно до ст. 73 Кодексу законів про працю України напередодні святкових і неробочих днів тривалість робочого дня скорочується на одну годину.

5.7. У випадках, передбачених статтею 56 Кодексу законів про працю України, окремим працівникам на їх прохання може встановлюватися неповний робочий день чи тиждень з оплатою праці пропорційно відпрацьованому ними часу.

5.8. Для виконання невідкладної і непередбаченої роботи працівники апарату Суду зобов'язані на підставі відповідного розпорядження, наказу голови Суду чи керівника апарату Суду з'явитися на службу у вихідні, святкові та неробочі дні, робота в які компенсується згідно з чинним трудовим законодавством України.

5.9. Ведення обліку робочого часу в Суді забезпечується відповідальною особою (помічником голови суду) через табель обліку використання робочого часу, окремо на суддів і працівників апарату Суду.

5.10. Табель обліку використання робочого часу підписується працівником, відповідальним за його складання та головою Суду і у визначений термін надається до територіального управління Державної судової адміністрації України в Київській області.

5.11. Перебування у робочий час суддів та працівників апарату Суду за межами приміщень Суду, з метою вирішення службових чи особистих питань, попередньо погоджується з головою Суду чи керівником апарату Суду.

6. Організація кадрової роботи в Суді.

6.1. Контроль за організацію роботи з кадрами, а також веденням кадрового діловодства здійснюється керівником апарату Суду.

6.2. Ведення кадрового діловодства в суді здійснюється помічником голови Суду у відповідності до Посадової інструкції, наказу керівника апарату Суду, а також на підставі законодавчих та нормативно – правових актів.

6.3. Працівники апарату Суду приймаються і звільняються з посад наказом керівника апарату Суду. Порядок прийняття та звільнення помічників суддів регулюється окремим Положенням «Про помічника судді».

6.4. Прийняття на роботу службовців та технічних працівників здійснюється відповідно до Кодексу законів про працю України.

6.5. Прийняття кандидатів на державну службу в апарат Суду здійснюється відповідно до Закону України «Про державну службу» на конкурсній основі, крім випадків, коли інше встановлено чинним законодавством України.

6.6. Порядок призначення та звільнення керівника апарату Суду регулюється Положеннями про апарат Суду і цим Регламентом.

6.7. Проведення конкурсу на заміщення вакантних посад в апараті Суду регламентується Порядком проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України.

6.8. Правові та організаційні засади проведення іспиту кандидатів на заміщення вакантних посад державних службовців визначається порядком проведення іспиту, який затверджується наказом керівника апарату Суду.

6.9. Для проведення відбору кандидатів на заміщення вакантних посад державних службовців в апараті Суду наказом керівника апарату Суду утворюється конкурсна комісія у складі голови, секретаря і членів комісії.

Рішення про проведення конкурсу приймається керівником апарату за наявності вакантної посади державного службовця.

6.10. Рішення про призначення на посаду державного службовця та зарахування до кадрового резерву приймає керівник апарату Суду на підставі пропозицій конкурсної комісії протягом місяця з дня прийняття рішення конкурсною комісією.

6.11. При прийнятті осіб на державну службу за рекомендацією конкурсної комісії може встановлюватись випробувальний термін до шести місяців.

6.12. Якщо протягом терміну випробування встановлено невідповідність працівника посаді, на яку його прийнято, особа звільняється з роботи відповідно до Кодексу законів про працю України.

6.13. З метою набуття практичного досвіду, перевірки професійного рівня і ділових якостей осіб, які претендують на посади державних службовців, може проводитися в установленому порядку стажування терміном до двох місяців із збереженням заробітної плати за основним місцем роботи.

6.14. Особи, які вперше призначаються на державну службу, приймають Присягу державного службовця з одночасним присвоєнням відповідного рангу (якщо не встановлено випробувальний термін).

6.15. Присвоєння рангів державним службовцям апарату Суду здійснюється відповідно до Закону України «Про державну службу» та Положення про ранги державних службовців, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України.

6.16. В апараті Суду формується кадровий резерв державних службовців на заміщення посад, а також проводиться стажування осіб, яких зараховано до кадрового резерву.

6.17. До кадрового резерву зараховуються професійно підготовлені працівники апарату Суду, які успішно справляються з виконанням службових обов’язків, виявляють ініціативу, володіють навичками роботи на комп’ютері, мають організаторські здібності, необхідні для виконання посадових обов’язків.

6.18. Список осіб, зарахованих до кадрового резерву, переглядається помічником голови Суду в грудні місяці. У разі необхідності до списку протягом року можуть бути внесені зміни у порядку, встановленому для зарахування до кадрового резерву.

6.19. Кадровий резерв формується відповідно до Положення про формування кадрового резерву для державної служби, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України.

6.20. З метою підвищення ефективності діяльності державних службовців апарату Суду та відповідальності за доручену справу відповідно до Положення про проведення атестації державних службовців, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України один раз на три роки в апараті Суду проводиться атестація державних службовців.

6.21. Під час атестації оцінюються результати роботи, ділові та професійні якості, виявлені працівниками при виконанні службових обов’язків, визначених у Посадових інструкціях, Положеннях, наказах Адміністрації Суду.

6.22. У період між атестаціями з метою здійснення регулярного контролю за проходженням державної служби та професійними досягненнями державних службовців в апараті Суду щороку у січні проводиться оцінка виконання державними службовцями покладених на них завдань та обов’язків за попередній рік роботи.

6.23. Результати атестації та щорічної оцінки беруться до уваги відповідальною особою апарату Суду під час розгляду питань просування по службі, присвоєння чергового рангу, установлення передбачених законодавством грошової винагороди, надбавок, премій або змін їх розміру, при вирішенні питання щодо продовження терміну перебування на державній службі, формуванні кадрового резерву та інших питань проходження державної служби в апараті Суду.

6.24. Для підвищення кваліфікаційного рівня працівників апарату Суду організовуються та проводяться семінарські навчання і навчання з підвищення кваліфікації.

6.25. Основними видами підвищення кваліфікації є:

- навчання за професійними програмами підвищення кваліфікації державних службовців (системне підвищення кваліфікації);

- систематичне самостійне навчання (самоосвіта);

- тематичні короткотермінові семінари.

6.26. Системне підвищення фахової кваліфікації судді та працівників апарату здійснює Національна школа суддів України та його регіональне відділення на підставі графіку погодженого з територіальним управлінням Державної судової адміністрації України в Київській області на кожен календарний рік.

6.27. Порядок надання відпусток суддям та працівникам апарату Суду регламентується Законами України «Про відпустки», «Про судоустрій і статус суддів», «Про державну службу».

6.28. Черговість надання відпусток визначається графіком, який обговорюється на загальних зборах колективу Суду і затверджується наказом голови Суду (щодо суддів) та керівника апарату Суду (щодо працівників апарату) на кожен календарний рік не пізніше 10 січня та доводиться до відома всіх працівників апарату.

6.29. За рішенням голови Суду (щодо суддів) чи керівника апарату Суду (щодо працівників апарату), у разі службової необхідності судді, державні службовці і службовці апарату Суду можуть бути відкликані із щорічної або додаткової відпустки, про що видається відповідний наказ.

6.30. Частина невикористаної відпустки, що залишилась, надається судді чи працівнику апарату Суду на підставі відповідного наказу у будь-який інший час, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка.

6.31. Контроль за дотриманням графіка відпусток та оформленням документів, пов’язаних з відпустками, здійснює помічник голови Суду.

6.32. Оформлення службових відряджень для суддів та працівників апарату Суду здійснюються на підставі відповідного наказу. Підставою для підготовки наказу про службове відрядження є лист з інформацією про відрядження та позитивною резолюцією голови Суду чи керівника апарату Суду.

6.33. В наказі про відрядження зазначається назва населеного пункту, найменування підприємства, установи, організації, куди відряджається працівник, термін і мета відрядження.

6.34. На підставі наказу про відрядження, помічником голови Суду, видається посвідчення про відрядження яке реєструються в журналі реєстрації посвідчень про відрядження.

7. Організація роботи з документами Суду

7.1. Загальні положення.

7.1.1. Організація роботи з документами в апараті Суду здійснюється на підставі вимог ДСТУ 4163-2003 (Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів - Київ 2004 р.), згідно порядку передбаченому Інструкцією з діловодства у місцевих загальних судах , апеляційних судах областей, апеляційних судах міста Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ (далі Інструкція з діловодства), Положення про автоматизовану систему документообігу загальних судів та у відповідності до інших нормативно-правових актів України і внутрішніх Положень, розпоряджень Адміністрації Суду.

7.1.2. Порядок організації роботи з документами, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави або з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснюється в установленому законодавством порядку та регулюється внутрішніми Положеннями, наказами.

7.1.3. Відповідальність за організацію і загальний стан роботи з документами в Володарському районному суді покладається на керівника апарату. Контроль здійснює голова суду і його заступник (відповідно до розподілу обов’язків).

7.1.4. До основних видів роботи з документами належать :

- реєстрація вхідної та вихідної кореспонденції;

- реєстрація та облік судових справ і матеріалів;

- відправлення вихідної кореспонденції;

- формування судових справ;

- підготовка та погодження документації розпорядчої діяльності;

- організація та здійснення контролю за виконанням документів;

- складання номенклатури та формування справ;

- підготовка справ до архівного зберігання та користування архівною документацією;

- ведення обліку, зберігання та використання бланків, печаток і штампів.

7.1.5. Номенклатура справ розробляється керівником апарату Суду щорічно відповідно до вимог Інструкції з діловодства та з дотриманням методичних рекомендацій і Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів.

7.1.6. Номенклатура справ Суду затверджується головою суду і вводиться в дію з початку нового календарного року.

7.1.7. Номенклатура справ підрозділів входить до загальної номенклатури справ Суду (Зведена номенклатура справ). Усі документи, що відносяться до діяльності відділу, формуються у справи відповідно до затвердженої номенклатури справ Суду.

7.1.8. Судові справи та управлінська документація з часу створення (надходження) і до передання їх в архів суду зберігаються за місцем формування справ або централізовано в службі діловодства згідно із затвердженою номенклатурою справ.

7.1.9. Закінчені діловодством документи групуються в справи відповідно до номенклатури справ Суду і по закінченню року посадові особи, які відповідають за діловодство у підрозділах апарату Суду, проводять підготовку справ до архівного зберігання і опрацьовують систематизацію документів у справах, здійснюють попереднє оформлення справ. Одночасно з підготовкою документів до зберігання проводиться відбір документів, що підлягають знищенню.

7.1.10. Особові справи суддів та працівників апарату Суду до передання їх в архів Суду зберігаються у особи, відповідальної за ведення кадрової роботи.

7.1.11. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ Суду здійснює канцелярія Суду.

7.2. Документація розпорядчої діяльності.

7.2.1. Розпорядча діяльність в Суді здійснюється головою Суду та керівником апарату Суду, які у межах своїх компетенції на основі і у відповідності до законодавства видають накази, розпорядження, доручення, затверджують положення, правила, інструкції, що є обов’язковими до виконання усіма суддями та працівниками апарату Суду.

7.2.2. Підготовка проектів наказів, доручень здійснюється відповідно до чинного законодавства, Інструкції з діловодства та методичним рекомендаціям помічником голови Суду.

7.2.3. Усі накази реєструються в журналі реєстрації наказів.

7.2.4. Накази розподіляються за окремими групами:

А) з основної діяльності;

Б) з кадрових питань (про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, застосування стягнення тощо);

В) про надання відпусток;

Д) з адміністративно-господарських питань (про преміювання, відрядження, виконання обов’язків тощо).

7.2.5. Погодження проекту наказу, в разі необхідності, оформляється візуванням відповідними посадовими особами. Віза включає особистий підпис, ініціали та прізвище особи, яка візує документ та проставляється на лицьовому або зворотному боці останнього аркушу наказу.

7.2.6. Проект наказу обов'язково візується керівником структурного підрозділу, якому підпорядкована особа відносно якої видається наказ (відносно працівників канцелярії Суду) або суддею чи головою Суду (відносно помічників суддів).

7.2.7. Накази Суду набувають чинності з моменту їх підписання або в інший термін, передбачений відповідним наказом.

7.2.8. Ознайомлення з наказами забезпечує помічник голови Суду.

7.2.9. Скасування, зміна раніше виданих наказів, окремих доручень погоджується із відповідними посадовими особами Суду з якими погоджувалися документи, що скасовуються чи змінюються. Зміни до наказів Суду вносяться тільки наказами.

7.2.10. Положення про апарат Суду розробляється керівником апарату і є відомчим нормативно-правовим актом, який погоджується начальником територіального управління Державної судової адміністрації України в Київській області та затверджується протоколом зборів суддів Суду.

7.2.11. В положеннях повинні бути визначені і конкретизовані головні завдання та функції апарату, підрозділу, права і відповідальність його керівника та працівників, взаємовідносини з іншими підрозділами, службами, посадовими особами та суддями Суду.

7.2.12. Положення про апарат Суду та його структурні підрозділи, відділи повинні включати такі розділи:

1. Загальні положення.

2. Основні функції.

3. Права, обов’язки керівника і посадових осіб.

4. Керівник структурного підрозділу та інші працівники апарату суду.

5. Прикінцеві положення.

7.2.13. Положення переглядається у разі зміни назви або організаційної структури підрозділу, при доповненні завдань, функцій, прав, обов’язків, відповідальності працівників структурного підрозділу, в інших випадках.

7.2.14. Посадові інструкції працівників розробляються помічником голови суду виходячи з вимог, що ставляться до певної посадової особи та розподілу обов’язків між працівниками структурного підрозділу і затверджуються керівником апарату Суду.

7.3. Порядок розгляду та проходження документів.

7.3.1. Уся кореспонденція, судові справи і матеріали, які надходить на адресу Суду, проходить обов’язкову реєстрацію відповідно до вимог Інструкції з діловодства та Положення про автоматизовану систему документообігу.

7.3.2. Діловод Суду несе відповідальність за правильність реєстрації, електронного документування і дотримання порядку проходження усієї вхідної та вихідної документації. Контроль за правильністю реєстрації, електронного документування і дотримання порядку проходження усієї вхідної та вихідної документації по канцелярії Суду покладено на помічника голови Суду.

7.3.3. Після реєстрації та відповідного документального оформлення кореспонденції, судових справ і матеріалів здійснюється їх групування по адресатам відповідно до вимог Інструкції з діловодства. Документи з питань діяльності суду, які безпосередньо не стосуються розгляду справ, відповідно до вимог п.п. 7.3.19, 7.3.20. цього Регламенту, передаються голові Суду чи керівнику апарату Суду (надалі Керівник) для попереднього розгляду і резолюції.

7.3.4. Розгляд документів Керівником здійснюється, як правило в день надходження. На документи накладаються резолюції з конкретними вказівками, визначаються виконавці, зміст доручення, терміни виконання та ставиться дата й підпис Керівника.

7.3.5. Своєчасне доведення документів до виконавців забезпечує підрозділ канцелярія суду в особі старшого секретаря Суду.

7.3.6. Вхідні та вихідні документи виконуються у терміни, вказані у самих документах.

7.3.7. Відповідальність за виконання документів за змістом і термінами нарівні з безпосередніми виконавцями несуть особи, вказані в резолюції керівника.

7.3.8. Якщо терміни не визначені самим документом, вони встановлюються Керівником у відповідності до вимог чинного законодавства.

7.3.9. Термінові документи, у яких не вказані дати виконання, за резолюцією Керівника виконуються у семиденний термін.

7.3.10. Усі інші документи, у яких не вказані дати виконання, за резолюцією Керівника виконуються у тридцяти денний термін від дня його підписання (для внутрішніх документів), а для вхідної кореспонденції - у тридцяти денний термін від дня реєстрації але не пізніше термінів, визначених відповідним розділом Інструкції з діловодства (порядок реєстрації та розгляду скарг та звернень громадян регулюється розділом 9 цього Регламенту).

7.3.11. У випадку, коли резолюція передбачає ознайомлення з документом, що надійшов, керівників, суддів або працівників апарату Суду, відповідальний виконавець здійснює ознайомлення вказаних осіб що засвідчується їх підписами.

7.3.12. Якщо виконання документу доручено кільком виконавцям, координацію їх роботи здійснює виконавець, вказаний у резолюції першим (головний виконавець). Головний виконавець забезпечує якісне та своєчасне виконання доручення всіма співвиконавцями (надає копії документів, ставить чіткі завдання щодо змісту, форми та термінів надання належної інформація, вчинення відповідних дій, тощо).

7.3.13. З метою належного виконання доручень, головний виконавець за погодженням з керівником може залучати до виконання працівників апарату Суду, які не зазначені в резолюції.

7.3.14. Резолюції інших посадових осіб, що накладаються у процесі виконання доручення, повинні узгоджуватись з резолюцією керівника.

7.3.15. В разі необхідності внесення змін до доручення питання узгоджується з Керівником, який наклав першу резолюцію, про що робиться відмітка на документі не пізніше ніж у триденний строк із дня отримання документа.

7.3.16. При зміні резолюції керівника стосовно головного виконавця або терміну виконання доручення, ця інформація доводиться до відома посадової особи відповідальної за реєстрацію, документування та контроль в Суді з митою внесення змін до контрольної карточки електронної системи документообігу Суду.

7.3.17. Якщо завдання з об'єктивних причин не може бути виконане у визначений строк, керівник продовжує термін виконання (якщо цей термін прямо не передбачений документом) про що повідомляється співвиконавця та посадову особу відповідальну за реєстрацію, документування та контроль.

7.3.18. У випадках, коли керівник не погоджується з проектом відповіді документа, проект разом із документом та зауваженнями до нього повертається виконавцеві для доопрацювання.

7.3.19. На розгляд голові Суду, або особі яка тимчасово виконує його обов'язки подаються:

- документи, які містять нормативно-правовий характер і стосуються діяльності Суду в цілому;

- доручення щодо проведення статистичної, аналітичної та узагальнюючої практики роботи суддів та Суду в цілому;

- депутатські запити та звернення народних депутатів;

- рішення, постанови, ухвали, накази, доручення які містять організаційно-правовий характер і стосуються діяльності суддів та Суду в цілому;

- скарги та звернення громадян які містять організаційно-правовий характер і стосуються діяльності суддів та Суду в цілому;

- рішення по наслідках розгляду скарг на дії суддів та посадових осіб Суду;

- документи майнового, грошового, розрахункового і кредитного характеру, щодо адміністративно-господарської діяльності Суду;

- інші найбільш важливі документи (листи, звернення) які адресовані на Суд або особисто голові Суду і стосуються управлінської діяльності Суду.

7.3.20. На розгляд керівнику апарату Суду або особі яка тимчасово виконує його обов'язки подаються:

- документи, які містять нормативно-правовий характер і стосуються кадрової роботи Суду чи діяльності апарату Суду;

- доручення щодо проведення актів звірок, аналітичні довідки щодо кадрової роботи та роботи канцелярії Суду, що не несуть в собі інформації про суддів та Суд в цілому;

- скарги, заяви та звернення громадян які містять організаційно-правовий характер і стосуються роботи канцелярії Суду та ведення діловодства в Суді;

- розпорядчі документи, доручення, листи, які містять адміністративно-господарський чи організаційно-правовий характер і стосуються діяльності апарату Суду;

- рішення по наслідках розгляду скарг на дії працівників апарату Суду;

- інші документи (листи, звернення), які адресовані керівнику апарату Суду.

7.3.21. Керівнику апарату Суду або особі яка тимчасово виконує його обов'язки подаються на підпис:

- службові листи, доповідні записки, пропозиції, розпорядження, накази по апарату Суду та документи інформаційного, довідкового або аналітичного характеру, які підготовлені для внутрішнього використання в апараті Суду;

- аналітичні довідки, акти звірок щодо кадрової роботи та роботи канцелярії Суду;

- відповіді на скарги та звернення громадян які містять організаційно-правовий характер і стосуються роботи канцелярії Суду та окремих працівників апарату Суду;

- листи (замовлення, заявки, доручення), які містять адміністративно-господарський чи організаційно-правовий характер і стосуються діяльності апарату Суду;

- інші документи (супровідні листи, заяви, звернення), які містять організаційно-правовий характер і стосуються ведення діловодства в Суді та не несуть в собі інформації про роботу суддів та Суд в цілому.

7.3.22. Голова Суду або особа яка тимчасово виконує його обов'язки має право підпису всієї вихідній кореспонденції Суду, а також внутрішньої документації, яка містить адміністративно-господарський чи організаційно-правовий характер і стосується роботи суддів чи Суду в цілому.

8. Контрольно-координаційна діяльність Суду.

8.1. Контроль за організацію і за загальний стан роботи з документами в Володарському районному суді здійснює голова Суду і його заступник (відповідно до розподілу обов’язків).

8.2. Контроль за виконанням наказів Суду здійснюється посадовою особою визначеною в самому наказі, якщо в наказі не визначено особу, контроль здійснюється Керівником, який видав наказ.

8.3. Відповідальність за своєчасне та якісне виконання доручень Керівника несуть посадові особи, яким зазначені доручення надані.

8.4. Відповідальність за виконання доручень відповідно до резолюції Керівника на вхідній кореспонденції несе безпосередньо посадова особа, яка згідно з резолюцією визначена його головним виконавцем. Головним виконавцем є особа, зазначена в переліку першою.

8.5. Документи з контрольними термінами заносяться до контрольної картки автоматизованої системи документообігу Суду і ставляться на контроль відповідальною особою канцелярії Суду, який триває до повного виконання вимог, вказаних в документі. Якщо документ не має конкретних термінів виконання і не містить обов’язків для реалізації заходів, він направляється для відома.

8.6. Відповідальна особа канцелярії Суду оформивши контрольну картку передає документ до виконавця, вказаного у резолюції першим.

8.7. Після завершення роботи над документом виконавець передає документ з відміткою Керівника про виконання відповідальній особі канцелярії Суду, яка знімає документ з контролю вказавши в контрольній картці терміни виконання документа (фактичну дату виконання і результати виконання).

8.8. Підставою для зняття документу з контролю є:

– повна реалізація вказаних у документі заходів;

– надання вичерпної інформації про цей акт органу або особі, яка надіслала документ;

– передача документа у встановленому порядку на виконання іншій посадовій особі або структурному підрозділу.

8.9. Документ вважається виконаним, якщо виконано всі пункти доручень. Датою виконання доручення, завдання є дата відправки документа чи дата відповіді Керівнику про їх виконання з відміткою Керівника про зняття з контролю.

8.10. Знімати з контролю невиконані завдання, визначені дорученнями Керівника, має право лише Керівник за мотивованою довідкою виконавця.

8.11. За невиконання у встановлені терміни контрольних завдань без поважних причин їх виконавці можуть позбавляться премій (депреміювання). Підставою для підтвердження причин невиконання у встановлені терміни контрольних завдань є доповідна записка виконавця на ім’я Керівника з відповідною його резолюцією.

8.12. Підставою для визначення виконавця, який підлягає депреміюванню за невиконання у встановлені терміни контрольного завдання, є контрольна картка в якій вказується прізвище безпосереднього виконавця, строки виконання без фактичного виконання та результат виконання з відміткою «не виконано».

9. Службові ритуали і службовий етикет.

9.1. Службові ритуали - це урочисті церемонії, які здійснюються у повсякденних умовах чи у час святкових урочистостей та в інших випадках.

9.2. До службових ритуалів відносяться:

- прийняття Присяги;

- урочисті збори з нагоди святкування Державних свят (Дня Незалежності України, Дня Конституції України, Дня працівників суду тощо).

9.3. Службові ритуали здійснюються згідно сценаріїв або планів, які затверджуються головою Суду або начальником територіального управління Державної судової адміністрації України в Київській області.

9.4. Службовий етикет - це сукупність норм і правил службового спілкування, які визначені принципами державної служби та етикою поведінки державного службовця.

9.5. Кожен працівник апарату Суду дотримується Загальних правил поведінки державного службовця (затверджених наказом Головного управління державної служби України від 04.08.2010р. № 214, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 11.11.2010 р. за № 1089/18384), Правил поведінки працівника суду (затверджених Рішенням Ради Суддів України № 33 від 06.02.2009р.), а кожен суддя дотримується Кодексу суддівської етики.

9.6. При прийнятті на державну службу державний службовець знайомиться з цими правилами, про що робиться письмове засвідчення в його особовій справі.

9.7. Стандарти етичної поведінки працівника суду базуються на нормах життя у суспільстві та поваги до гідності людини.

9.8. Втратою гідності працівника суду може бути кожен вчинок, який принижує гідність його як людини та негативно впливає на авторитет і довіру до нього у професійній сфері, як працівника суду, та до суду як конкретної державної установи, і як інституту судової влади в цілому.

9.9. Працівник Суду:

·У своїй службовій діяльності та поза службою зобов’язаний дотримуватись Конституції України та Законів України, прагнути бути обізнаним з усіма вимогами законів і підзаконних актів, правилами та процедурами щодо своїх службових обов’язків і неухильно виконувати їх;

·повинен дбати про позитивний імідж та авторитет Суду в якому він працює, дорожити своїм ім'ям та статусом, повинен бути охайним, носити достойний діловий одяг та уникати екстравагантності;

·поважати досвід, різні точки зору, професійну підготовку та ефективність роботи колег і професійних працівників інших сфер;

·уникати неконструктивної критики щодо своїх колег і нести індивідуальну відповідальність за публічну критику їхньої роботи, уникати поширення навмисних чуток і вживання лайливих слів як неприпустимих;

·з урахуванням конституційних прав може брати участь у політичній чи іншій громадській діяльності лише поза службовими обов'язками та в позаробочий час, щоб не підривати віру громадськості в неупередженості при виконанні ним своїх функцій. Власні політичні погляди працівника не повинні впливати на виконання ним своїх посадових обов'язків;

·має право на приватне життя і повинен поважати приватне життя своїх колег, зберігати з цих питань конфіденційність інформації, якщо інше не встановлено законами України;

·бути неупередженим та ефективним, виконувати усі свої обов’язки якнайкраще, вміло, справедливо та із розумінням, беручи до уваги суспільні інтереси та відповідні обставини справи,проявляти ініціативу і творчість, постійно вдосконалювати організацію своєї роботи;

· має виконувати свої посадові обов'язки чесно, неупереджено, не надавати будь-яких переваг та не виявляти прихильність до окремих фізичних, юридичних осіб, політичних партій, рішуче виступати проти антидержавних проявів і сил, які загрожують порядку в суспільстві або безпеці громадян;

·зобов'язаний своєчасно і точно виконувати рішення органів державної влади чи посадових осіб, розпорядження і вказівки своїх керівників, які його стосуються;

·з повагою ставитися до громадян, експертів, свідків, адвокатів, прокурорів, суддів та інших працівників, бути терплячим, ввічливим та доброзичливим, утримуватись від висловлювань своїх оцінок та коментарів щодо рішень суду.

·не вдаватись до дій, які можуть бути сприятливі для будь-якої зі сторін по справі або адвокатів, що беруть участь в процесі, утримуватись від дій, які можуть справити враження про надання переваг одній із сторін;

·уникати будь-яких ситуацій, що можуть спричинити конфлікт інтересів;

·Конфлікт інтересів – протиріччя між приватними інтересами публічного службовця та його службовими обов’язками, наявність якого може вплинути на об’єктивність та неупередженість прийняття рішень, а також на вчинення чи не вчинення дій в процесі його службової діяльності;

·Будь-який з таких конфліктів має бути вирішений до призначення на посаду чи переведення на нову посаду в апараті Суду.

Розробила: керівник апарату суду Павлюк А.В.

Регламент роботи суду