Засади використання автоматизованої системи документообігу Володарського районного суду Київської області

ЗАТВЕРДЖЕНО
зборами суддів Володарського
районного суду Київської області
(протокол від 31.03.2025 № 2)

 

 

 

ЗАСАДИ
використання автоматизованої системи документообігу
Володарського районного суду Київської області

 

І. Загальні положення

1.1. Ці Засади використання автоматизованої системи документообігу Володарського районного суду Київської області (далі – Засади, Суд відповідно) розроблені згідно з вимогами Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення, Кодексу адміністративного судочинства України, Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 11.11.2024 № 39 і погодженого наказом Державної судової адміністрації України від 29.11.2024 № 529 (далі – Положення), інших актів чинного законодавства України.

1.2. Засади визначають особливості розподілу судових справ між суддями Суду з питань, прямо віднесених до компетенції зборів суддів Законом України «Про судоустрій і статус суддів» та Положенням.

Засадами не визначаються питання щодо ведення в Суді діловодства з кадрової роботи, розгляду звернень громадян, надання публічної інформації, інших питань, врегульовані Інструкцією з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженою наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 № 814 (у редакції наказу від 17.10.2023 № 485, з подальшими змінами, далі – Інструкція з діловодства), а також іншими нормативно-правовими актами України.

1.3. Використані у Засадах терміни вживаються у значені, наведеному у пункті 1.2 Положення.

1.4. Суд для функціонування автоматизованої системи документообігу суду (далі – автоматизована система) забезпечує:

– своєчасне внесення до автоматизованої системи достовірних даних (інформації про стан розгляду судової справи, електронних примірників судових рішень, відомостей про набрання судовим рішенням законної сили тощо) та направлення необхідних відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень;

– своєчасне надання (позбавлення) права доступу до автоматизованої системи її користувачам;

– захист інформації автоматизованої системи в Суді;

– своєчасне надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень) учасникам судового процесу (провадження) за їх заявками;

– інформування адміністратора автоматизованої системи та Державної судової адміністрації України про проблеми, що виникають під час використання автоматизованої системи.

1.5. Засади та зміни до Засад затверджуються рішеннями зборів суддів і вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення відповідних зборів суддів.

Засади (зі змінами та доповненнями) вносяться до автоматизованої системи та оприлюднюються на вебпорталі Судової влади України (на офіційному сайті Суду) не пізніше робочого дня, що настає після проведення відповідних зборів суддів.

 

ІІ. Особливості функціонування
автоматизованої системи Суду

2.1. Щодо функціональних обов’язків і прав користувачів автоматизованої системи Суду

2.1.1. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в Суді визначаються на підставі відповідних наказів керівника апарату Суду (або особи, яка виконує обов’язки керівника апарату Суду).

Налаштування автоматизованого робочого місця кожного користувача автоматизованої системи відповідно до його функціональних обов’язків і прав доступу, визначених наказом керівника апарату Суду, здійснює технічний адміністратор – особа, яка працює безпосередньо в Суді та наділена відповідним наказом керівника апарату Суду правами адміністратора автоматизованої системи для забезпечення її технічного функціонування.

2.1.2. Користувачі автоматизованої системи Суду зобов’язані виконувати вимоги Положення і Засад, а також забезпечувати конфіденційність інформації, яка міститься в автоматизованій системі.

2.1.3. Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи в Суді несе керівник апарату Суду (під час його відсутності – особа, яка виконує обов’язки керівника апарату Суду).

Персональну відповідальність за забезпечення належного технічного функціонування автоматизованої системи Суду несе технічний адміністратор.

2.1.4. Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи Суду тягне за собою відповідальність, установлену законом.

2.2. Щодо реєстрації вхідної і вихідної кореспонденції Суду

2.2.1. Вхідна кореспонденція Суду, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження.

У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату Суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.

Реєстрація в Суді клопотань щодо негласних слідчих (розшукових) дій в автоматизованій системі здійснюється у встановленому чинним законодавством порядку без розкриття відомостей про особу, стосовно якої заплановано проведення негласної слідчої (розшукової) дії, та виду цієї слідчої дії.

2.2.2. На кожний вхідний, у тому числі процесуальний, документ в автоматизованій системі Суду створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа.

Особливості заповнення реєстраційної картки визначаються Інструкцією з діловодства. До реєстраційної картки може додаватися копія оригіналу паперового документа у вигляді вкладеного цифрового файла.

2.2.3. Дата реєстрації та вхідний номер документа, що складається з номера за порядком у відповідному році та року реєстрації, формуються автоматизованою системою автоматично.

2.2.4. Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою Суду автоматично.

Структура єдиного унікального номера судової справи є такою: код суду першої інстанції (три цифри) / номер судової справи за порядком у поточному році / рік реєстрації (дві цифри). Наприклад: 364/279/25.

2.2.5. Автоматизованою системою Суду автоматично формується номер провадження судової справи, необхідний для діловодства Суду.

Номер провадження містить, зокрема, код суду, номер судової справи за порядком у поточному році, рік реєстрації, інші дані, необхідні для діловодства Суду.

2.2.6. Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню, автоматично формується автоматизованою системою Суду таким чином:

у листуванні щодо судових справ вихідний номер складається з єдиного унікального номера судової справи із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб – поточного року;

у листуванні щодо інших документів вихідний номер складається з номера номенклатури справ суду, в якому зберігаються матеріали, із зазначенням через дріб номера за порядком у межах кожної номенклатури і через дріб – поточного року.

2.3. Щодо розподілу судових справ між суддями Суду

2.3.1. Розподіл судових справ здійснюється в Суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи Суду, уповноваженою особою апарату Суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

2.3.2. Визначення судді або колегії суддів для розгляду конкретної справи здійснюється автоматизованою системою Суду шляхом:

– автоматизованого розподілу судових справ під час реєстрації відповідної судової справи;

– пакетного автоматизованого розподілу судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;

– розподілу судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

– визначення складу суду з метою заміни судді (суддів);

– повторного автоматизованого розподілу судових справ.

2.3.3. Збори суддів суду можуть визначати особливості автоматизованого розподілу судових справ у Суді у випадках, прямо передбачених Положенням.

2.3.4. Судові справи не розподіляються щодо конкретного судді у випадках, визначених підпунктом 2.3.3 пункту 2.3 Положення, з такими особливостями:

– справи (матеріали) з розгляду клопотань на проведення процесуальних слідчих дій органами досудового слідства та здійснення судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні не розподіляються на слідчого суддю за 3 (три) робочі дні включно до дня початку його відпустки або відрядження, якщо їх тривалість становить 3 (три) і більше календарні дні;

– у разі перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, у здійсненні викладацької діяльності в Національній школі суддів України, участі у діяльності органів суддівського самоврядування тощо без відбуття у відрядження (дистанційно у режимі онлайн) не розподіляються на такого суддю справи виключно у дні перебування судді на названих заходах на підставі відповідного наказу голови суду.

Голова суду видає наказ про участь судді у передбачених Законом України «Про судоустрій і статус суддів» тижневих (40-годинних) навчаннях з метою підвищення кваліфікації не частіше ніж один раз на рік. У разі спірних питань участі суддів у зазначених тижневих (40-годинних) навчаннях голова суду видає наказ про участь у цих навчаннях відносно того судді, в якого ближче до завершення передбачений частиною восьмою статті 56 Закону України «Про судоустрій і статус суддів» трирічний строк проходження такої підготовки. Такий наказ є підставою для зупинення щодо судді автоматизованого розподілу справ на дні перебування на навчанні та за один робочий день до їх початку.

У разі проведення зазначених заходів у режимі офлайн (очно), що вимагає особистої присутності, головою суду видається наказ про відрядження судді згідно з поданою суддею заявою та за наявності відповідного підтвердження реєстрації/запрошення судді на захід. У такому разі зупинення автоматизованого розподілу справ здійснюється за загальними правилами на випадок перебування судді у відрядженні відповідно до підпункту 2.3.3 пункту 2.3 Положення.

2.3.5. Дні, в які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнта навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

Щодо правил здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями Суду

2.3.6. Автоматизований розподіл судових справ у Суді здійснюється в автоматизованій системі за правилами, визначеними у підпункті 2.3.4 пункту 2.3 Положення, а саме:

– із загального списку суддів визначаються судді, які мають повноваження та відповідну спеціалізацію (за наявності) щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу;

– для суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється розрахунок коефіцієнтів навантаження;

– із числа суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу з урахуванням визначених автоматизованою системою Суду коефіцієнтів навантаження здійснюється визначення судді для розгляду конкретної судової справи за принципом випадковості.

2.3.7. Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами підпункту 2.3.3 пункту 2.3 Положення, підпункту 2.3.4 пункту 2.3 Засад, а також з урахуванням дотримання правил поєднання судових справ.

2.3.8. Обрання судді за випадковим числом здійснюється відповідно до згаданого коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи, що розраховується за формулою, визначеною у підпункті 2.3.6 пункту 2.3 Положення.

2.3.9. Здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями без урахування правил, зазначених у підпункті 2.3.4 пункту 2.3 Положення, та пункту 2.3 Засад не допускається.

Щодо повноважень зборів суддів з врегулювання питань, пов’язаних із здійсненням автоматизованого розподілу судових справ між суддями

2.3.10. Збори суддів Суду визначають спеціалізацію суддів з розгляду таких категорій судових справ:

– клопотання на проведення процесуальних слідчих дій органами досудового слідства та здійснення судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні (слідчий суддя);

– кримінальні провадження щодо неповнолітніх;

– справи про адміністративні правопорушення щодо неповнолітніх осіб;

– справи про усиновлення дітей;

– справи щодо виконання міжнародних договорів з питань надання правової допомоги у сфері цивільного, сімейного та кримінального судочинства.

Спеціалізація суддів встановлюється на строк, визначений законом та/або зборами суддів, про що зазначається у відповідному рішенні зборів суддів.

Враховуючи незначну чисельність суддів у Суді та кількість надходження судових справ, з розгляду яких визначено спеціалізацію суддів, спеціалізація визначається із розрахунку розподілу не менше двох суддів на одну спеціалізацію шляхом:

– або визначення не менше двох суддів з розгляду відповідної категорії судових справ;

– або визначення не менше одного судді на випадок відсутності судді, якому встановлено спеціалізацію розгляду судових справ певної категорії.

Визначення слідчого судді для розгляду відповідної судової справи здійснюється згідно із встановленою зборами суддів спеціалізацією за правилами автоматизованого розподілу справ у Суді згідно з вимогами підпунктів 2.3.36 – 2.3.38 пункту 2.3 Положення.

2.3.11. Якщо розгляд справи здійснюється колегіально, склад колегії суддів визначається автоматизованою системою Суду.

Враховуючи незначну чисельність суддів у Суді, склади постійно діючих колегій суддів не визначаються.

2.3.12. Рішеннями зборів суддів визначено / може бути визначено особливості здійснення в Суді автоматизованого розподілу судових справ у таких випадках:

– у випадках виконання суддями іншої роботи, не пов’язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства, участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апаратів судів, а також здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України);

– у випадках виявлення значної різниці в навантаженні на суддів;

– у випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, що триває понад п’ять робочих днів, згідно з вимогами підпункту 2.3.48 пункту 2.3 Положення;

– які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні;

– які підлягали передачі раніше визначеному в судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу) у випадках відсутності такого судді, якщо це призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у розумні строки (підпункт 2.3.41 пункту 2.3 Положення);

– у разі повторного надходження до суду позовних заяв з передбачених процесуальним законом підстав;

– стосовно суддів, щодо яких за рішенням зборів суддів запроваджується (змінюється) спеціалізація з розгляду конкретних категорій справ;

– у разі неможливості визначення судді-доповідача з числа суддів відповідної спеціалізації;

– у інших передбачених законом випадках, через які суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ (в тому числі і у випадку обрання щодо судді запобіжного заходу з покладанням на нього обов’язків, які унеможливлюють здійснення ним правосуддя або участь у розгляді судових справ, та/або у випадку ухвалення Вищою радою правосуддя рішення про тимчасове відсторонення судді від здійснення правосуддя).

2.3.13. Рішенням зборів суддів може бути також визначено:

– коефіцієнт складності категорій судових справ;

– особливості розподілу судових справ при виконанні суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя;

– коефіцієнт адміністративних посад;

– коефіцієнт, що враховує форму участі судді в розгляді судової справи;

– інші особливості та коефіцієнти, що не суперечить Положенню.

2.3.14. Рішенням зборів суддів може бути зменшено навантаження щодо розгляду справ на суддів, які обіймають адміністративні посади в Суді або виконують інші обов’язки, не пов’язані із здійсненням правосуддя (зокрема, суддів, які здійснюють вивчення чи узагальнення судової практики, які є членами Ради суддів України або які здійснюють науково-викладацьку діяльність у Національній школі суддів України), але не більш ніж на шістдесят відсотків порівняно з навантаженням інших суддів.

2.3.15. Збори суддів мають право визначати необхідність врахування при розрахунку коефіцієнта навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи днів, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи.

2.3.16. Збори суддів мають право розглядати питання щодо настання обставин, які унеможливлюють участь судді у розгляді судових справ, що може мати наслідком порушення строку розгляду судових справ, передбаченого відповідним процесуальним законом.

2.3.17. У разі прийняття зборами суддів передбачених підпунктами 2.3.10 – 2.3.16 пункту 2.3. Засад рішень, зміни до налаштувань автоматизованої системи Суду вносяться не пізніше одного робочого дня, що передує даті їх застосування, визначеній зборами суддів відповідного суду.

Щодо автоматизованого розподілу судових справ між суддями

2.3.18. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється з урахуванням спеціалізації суддів.

За допомогою автоматизованого розподілу визначається також запасний суддя з підстав та у порядку, визначеному кримінальним процесуальним законом, за правилами, визначеними підпунктами 2.3.31 – 2.3.35 пункту 2.3 Положення.

Відмова судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи не допускається.

2.3.19. Автоматизований розподіл судових справ, з розгляду яких відсутня спеціалізація або її застосування неможливе, здійснюється між усіма суддями.

2.3.20. Судові справи підлягають автоматизованому розподілу між суддями, які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій.

2.3.21. Якщо судова справа підлягає розгляду (перегляду) колегією суддів, при автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою Суду визначається головуючий суддя, після його визначення автоматизованою системою визначається склад колегії суддів із числа всіх суддів Суду.

Результатом автоматизованого визначення складу колегії суддів є протокол автоматизованого визначення складу колегії суддів (додаток 2 до Положення), що автоматично створюється автоматизованою системою Суду.

2.3.22. У разі неможливості продовження розгляду справи одним із суддів-членів колегії суддів заміна такого судді здійснюється з підстав та в порядку, визначеному підпунктом 2.3.22 пункту 2.3 Положення.

2.3.23. У разі одночасного перебування всіх суддів Суду у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.

У разі коли в суді з об’єктивних підстав правосуддя здійснює один суддя, здійснення автоматизованого розподілу судових справ не буде порушенням вимог Положення та цих Засад.

2.3.24. Питання, пов’язані з автоматизованим розподілом судових справ у випадках їх об’єднання та роз’єднання (виділення), вирішуються за правилами, визначеними відповідно підпунктами 2.3.26 та 2.3.27 пункту 2.3 Положення.

2.3.25. Результатом автоматизованого розподілу судових справ є протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями Суду (додаток 1 до Положення), що автоматично створюється автоматизованою системою Суду.

Одночасно з протоколом автоматизованою системою Суду автоматично формується звіт про автоматизований розподіл судової справи між суддями Суду. Звіт містить такі відомості:

– дата та час початку автоматизованого розподілу;

– єдиний унікальний номер судової справи;

– номер провадження;

– категорія судової справи (за наявності);

– коефіцієнт складності судової справи (за наявності);

– інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження);

– інформація про визначення повноважень суддів;

– інформація про визначення головуючого судді (судді-доповідача) за випадковим числом;

– інформація про визначення складу колегії суддів (за наявності) за випадковим числом;

– версія автоматизованої системи;

– час закінчення автоматизованого розподілу;

– тривалість автоматизованого розподілу.

Доступ для коригування протоколу та звіту щодо автоматизованого розподілу судової справи між суддями автоматично блокується автоматизованою системою Суду.

2.3.26. У разі розгляду судової справи колегією суддів до протоколу та звіту автоматично включаються прізвища суддів, які входять до складу колегії суддів із зазначенням прізвища головуючого судді.

2.3.27. Протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт про автоматизований розподіл судової справи між суддями Суду з інформацією про підстави виключення того чи іншого судді з автоматизованого розподілу справ роздруковується і додається до справи.

2.3.28. Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів автоматизованої системи щодо автоматизованого розподілу судової справи між суддями не може бути обмежений.

2.3.29. Повторний автоматизований розподіл судової справи з метою збільшення складу суду здійснюється у порядку, визначеному підпунктом 2.3.30 пункту 2.3 Положення.

Щодо розподілу судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді

2.3.30. Передача судової справи раніше визначеному судді проводиться щодо судових справ, перелічених у підпункті 2.3.39 пункту 2.3 Положення.

Окрім справ, зазначених у підпункті 2.3.39 пункту 2.3 Положення, раніше визначеному судді передаються також такі судові справи:

– справи про адміністративні правопорушення щодо кількох фізичних осіб за протоколами про адміністративні правопорушення відносно одного епізоду вчинення адміністративного правопорушення;

– справи про адміністративні правопорушення відносно кількох посадових осіб однієї юридичної особи щодо правопорушень, передбачених главою 12 Кодексу України про адміністративні правопорушення («Адміністративні правопорушення в галузі торгівлі, громадського харчування, сфері послуг, в галузі фінансів і підприємницької діяльності»).

У таких випадках та випадках, визначних підпунктом 2.3.29.18 пункту 2.3 Положення, справи про адміністративні правопорушення, якщо вони надійшли в один день, реєструються та передаються на розгляд одному судді, якому першому визначено автоматизованою системою відповідний адміністративний матеріал.

Адміністративний матеріал у справі про адміністративне правопорушення, що надійшов до суду після усунення недоліків, реєструється та передається на розгляд того судді, яким було прийнято рішення про повернення протоколу про адміністративне правопорушення на доопрацювання, крім випадків звільнення цього судді або припинення його повноважень зі здійснення правосуддя з підстав, передбачених законом.

2.3.31. У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді у випадках, передбачених підпунктом 2.3.30 пункту 2.3 Засад, такі судові справи і матеріали (крім справ про адміністративні правопорушення) підлягають автоматизованому розподілу між суддями Суду у загальному порядку за правилами, визначеними цими Засадами, за умови, що раніше визначений у справі суддя відсутній і тривалий час не може здійснювати повноваження з передбачених законом підстав (відпустка, відрядження, тимчасова непрацездатність тощо), якщо до виходу цього судді на роботу залишилося тридцять п’ять і більше робочих днів.

Справи і матеріали (клопотання, подання, скарги), що надійшли у межах одного кримінального провадження (за номером ЄРДР), передаються раніше визначеному слідчому судді, незалежно від його присутності та здійснення ним правосуддя.

2.3.32. Результатом розподілу судової справи шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді є протокол передачі судової справи раніше визначеному складу суду (додаток 8 до Положення), що створюється в автоматизованій системі уповноваженою особою апарату Суду.

Протокол передачі судової справи раніше визначеному судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Щодо повторного автоматизованого розподілу судових справ між суддями

2.3.33. Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями застосовується у випадках та в порядку, визначеному підпунктами 2.3.43 – 2.3.48 пункту 2.3 Положення.

Щодо автоматизованого розподілу судових справ між суддями після відновлення роботи автоматизованої системи Суду

2.3.34. Знеструмлення електромережі Суду, вихід з ладу обладнання та/або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад один робочий день, фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату Суду (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у цих актах дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

2.3.35. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи у час роботи Суду або, якщо таке налагодження відбулось у позаробочий час, – на наступний робочий день після усунення обставин, зазначених у підпункті 2.3.34 пункту 2.3 цих Засад.

2.3.36. Якщо обставини, зазначені у підпункті 2.3.34 пункту 2.3 цих Засад, тривають понад п’ять робочих днів, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно, а так само в строк, що не перевищує п’ять днів, з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (зокрема, вирішення питання щодо застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, клопотання про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла, заяв/клопотань про забезпечення позову, про забезпечення доказів тощо) здійснюється головою суду (особою, яка виконує обов’язки голови суду) між суддями Суду (за винятком тих, хто перебуває у відрядженні, відпустці, тимчасовій непрацездатності або з інших підстав не здійснює правосуддя у день надходження справи) з урахуванням їх спеціалізації (за наявності) в порядку хронології надходження таких судових справ із зазначенням дати та часу та в алфавітному порядку черговості суддів за їх прізвищами.

2.3.37. Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, зазначених у підпункті 2.3.34 пункту 2.3 Засад, до автоматизованої системи Суду вноситься передбачена Положенням інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.

Щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями

2.3.38. У разі визначення автоматизованою системою Суду неможливості здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ автоматизованою системою створюється протокол щодо неможливості автоматизованого розподілу справи відповідно до вимог підпунктів 2.3.53 – 2.3.54 пункту 2.3 Положення.

2.4. Щодо передачі судових справ відповідному складу суду для розгляду

2.4.1. Після автоматизованого розподілу судових справ автоматизованою системою Суду відповідальна особа апарату Суду не пізніше наступного робочого дня передає судові справи визначеному автоматизованою системою головуючому судді.

Справи про адміністративні правопорушення невідкладно після реєстрації та їх автоматизованого розподілу невідкладно передаються визначеному судді. У разі неможливості забезпечити невідкладне сканування матеріалів таких справ для внесення їх до автоматизованої системи Суду, таке сканування здійснюється після розгляду справи і повернення матеріалів до канцелярії Суду.

2.4.2. Інформація щодо процесуальних дій та судових рішень вноситься до автоматизованої системи відповідним користувачем автоматизованої системи.

2.5. Щодо визначення присяжних

2.5.1. Визначення присяжних проводиться у визначених кримінальним і цивільним процесуальним законом випадках для розгляду:

– кримінального провадження;

– цивільних справ у порядку окремого провадження.

2.5.2. Присяжні визначаються автоматизованою системою Суду шляхом випадкового їх відбору зі списку присяжних із дотриманням принципу рівної ймовірності відбору згідно з правилами, встановленими підпунктами 2.5.1 – 2.5.11 пункту 2.5 Положення.

2.6. Щодо внесення до автоматизованої системи Суду відомостей щодо набрання судовим рішенням законної сили

2.6.1. Відомості щодо набрання судовим рішенням законної сили вносяться до автоматизованої системи користувачем відповідно до його функціональних обов’язків згідно з правилами, визначеними пунктом 2.6 Положення.

2.7. Щодо надання інформації про стан розгляду судових справ

2.7.1. Інформація щодо розгляду судових справ надається відповідно до вимог процесуального законодавства України, законів України «Про судоустрій і статус суддів», «Про доступ до судових рішень», «Про виконавче провадження», інших актів чинного законодавства України за правилами, визначеними пунктом 2.7 Положення.

2.8. Щодо централізованого зберігання процесуальних та інших документів, виготовлених у Суді

2.8.1. Централізоване зберігання процесуальних та інших документів, виготовлених у Суді, здійснюється відповідно до пункту 2.8 Положення.

2.9. Щодо надсилання електронних документів до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ

2.9.1. Надсилання електронних документів до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ здійснюється згідно з пунктом 2.9 Положення.

2.10. Щодо підготовки статистичних даних

2.10.1. Підготовка статистичних даних та формування електронних статистичних звітів здійснюється автоматизованою системою Суду відповідно до пункту 2.10 Положення.

2.11. Щодо передачі судових справ до електронного архіву

2.11.1. До електронного архіву Суду передаються усі відомості щодо розглянутих судових справ, які внесені до бази даних автоматизованої системи.

 

III. Забезпечення безпеки автоматизованої системи
та моніторинг її функціонування

3.1.1. Забезпечення захисту інформаційних ресурсів автоматизованої системи Суду здійснюється відповідно до вимог пунктів 3.1 – 3.6 Положення.

3.1.2. Інформація з питань функціонування автоматизованої системи, стану розподілу судових справ, у тому числі про вжиття заходів реагування у разі виявлення порушень, включається до звітів керівника апарату Суду.

 

1. IV. Прикінцеві та перехідні положення

4.1. Ці Засади набирають чинності 01.04.2025, але не раніше дня набрання чинності Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженим рішенням Ради суддів України від 11.11.2024 № 39, крім положень підпункту 2.3.10 пункту 2.3 цих Засад, які набирають чинності після закінчення трирічного строку спеціалізації суддів, визначеної рішенням зборів суддів від 21.12.2022 (протокол № 8), але не пізніше 01.01.2026.

4.2. 3 дня набрання чинності цими Засадами втрачають чинність Засади використання автоматизованої системи документообігу Володарського районного суду Київської області, затверджені рішенням зборів суддів Володарського районного суду Київської області від 07.05.2015 (протокол № 5), а також усі інші рішення зборів суддів з питань розподілу справ між суддями Суду, крім рішення зборів суддів від 21.12.2022 щодо спеціалізації суддів, яке втрачає чинність згідно з пунктом 4.1 цих Засад.

4.3. Керівнику апарату Суду у строк не пізніше дня набрання чинності цими Засадами забезпечити прийняття передбачених Положенням та Засадами наказів, приведення наявних наказів/актів у відповідність до Положення і Засад.

4.4. Керівнику апарату Суду у строк не пізніше дня набрання чинності цими Засадами забезпечити їх оприлюднення на офіційному сайті Суду.